La contabilidad es la ciencia que estudia el patrimonio en su estática y en su dinámica, en el aspecto cuantitativo y cualitativo, con el fin de conocer en cualquier momento la verdadera situación de la empresa y los resultados obtenidos tanto en su aspecto histórico como provisional para facilitar a la dirección de información que necesite en el momento en el momento preciso para la toma de decisiones racionales.
Funciones de la contabilidad
1. Clasificar: Consiste en ordenar los datos de acuerdo a su naturaleza, agrupándolos bajo una denominación común llamada cuenta para su consiguiente registro en libros de contabilidad.
2. Registrar: Consiste en anotar las transacciones en los libros de contabilidad, fichas o medios de almacenamiento.
3. Resumir: Es poner de relieve los hechos financieros más importantes. Estos resúmenes son los estados contables que proporcionan los resultados económicos, financieros y patrimoniales.
4. Interpretar: La contabilidad toma los resúmenes reflejados en los estados contables y los interpreta mediante la aplicación de principios con miras a la previsión y control de la empresa a fin que la información que facilita sea apta para la toma de decisiones.
El Patrimonio
Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones debidamente valorados en relación con el fin al que se destinan, existentes en un momento dado y perteneciente a una persona natural o jurídica.
División del Patrimonio
1. Activo: Comprende el conjunto de bienes y derechos a favor de una persona o empresa, tales como: dinero en efectivo, deuda a favor, mercaderías, terrenos, edificios, vehículos, etc.
2. Pasivo: Comprende todas las obligaciones o deudas a cargo de una persona o empresa. Podemos también definir como la aportación de terceras personas en el financiamiento de una empresa. Como cualquier persona, una empresa puede pedir dinero prestado a otras empresas, también puede comprar bienes o servicios y prometer que los pagará en el futuro.
3. Patrimonio Neto: Representa la aportación inicial del propietario para financiar el negocio (capital inicial) es la diferencia aritmética entre los valores del activo y las obligaciones que construye el pasivo.
× Deuda a favor – Activo
× Deuda a cargo - Pasivo
Ecuación Patrimonial
La ecuación patrimonial establece que el activo total de una empresa es igual al pasivo total de la empresa más el neto patrimonial.
Esto se puede expresar en forma de ecuación así:
A= P + PN
A: Activo
P: Pasivo
PN: Patrimonio Neto o Neto Patrimonial
La cuenta
Es el instrumento del que se vale la técnica contable para registrar las variaciones cualitativas y cuantitativas del pasivo, del activo y del patrimonio neto como consecuencia de las transacciones practicadas por un ente o empresa.
Estructura o forma de la cuenta
La cuenta se divide en dos partes esenciales que se denominan: Debe y Haber, tradicionalmente el debe ocupa el lado izquierdo y el haber el derecho de la misma.
Gráficamente la cuanta representa un libro mayor abierto pero en su más simple expresión adopta la forma de la letra “T”.
Libros o Registros de Contabilidad
Son conjuntos de hojas de una misma estructura gráfica, encuadernadas o no, que lleva el empresario para anotar en ellas las operaciones que realiza diariamente, sujetándose a las disposiciones legales y los principios en que se funda la técnica contable.
Finalidad
Los libros de contabilidad tienen las siguientes finalidades:
§ Dejar constancia cronológica de las operaciones realizadas, de modo que al fin de cada ejercicio, el empresario pueda conocer la situación económica real.
§ Vigilar la política comercial adoptada para orientar las actividades económicas de la empresa segura y productiva.
§ Controlar el movimiento de dinero y valores, las cuentas a cobrar y a pagar y las ventas, costos y gastos de la explotación y todo otro rubro que contribuye a poner de manifiesto la situación patrimonial, financiera y económica de la empresa.
§ Documentar los derechos y las obligaciones con terceros, pues se considera a los libros de contabilidad elementos de prueba en las controversias que pudiere producirse, ya sea con otros comerciantes o con personas que no lo sean.
Clases de registros
Los libros o registros contables se pueden clasificar desde varios puntos de vista:
v Según el orden en que se efectúan las anotaciones:
a. Registros cronológicos.
b. Registros sistemáticos.
v Según el papel o función que desempeñan los registros:
a. Principales.
b. Auxiliares.
c. Complementarios o registros.
v Desde el punto de vista legal:
a. Libros indispensables u obligatorios.
b. Libros facultativos u optativos.
Libro diario
Tiene por objetivo como su nombre lo indica, registrar día a día por orden riguroso de fecha, todas las operaciones que efectúa el comerciante, indicando claramente, en cada una de ellas el deudor y acreedor.
Libro mayor
Es uno de los libros no obligatorios de la contabilidad, su misión consiste en clasificar sistemáticamente los hechos contables atendiendo la naturaleza de los elementos patrimoniales cuya realidad económica ha sido captada ya en el diario, en orden cronológico, de tal manera que se pueda conocer el movimiento y el saldo de cada una de las cuentas.
Asientos
Es la anotación hecha en el libro diario, donde se hace constar, además del deudor y el acreedor todos los detalles de cada operación.
Clases y categoría de asientos:
Clase | Categoría | Debe | Haber |
Asiento simple | 1º | Entra una sola cuenta. | Sale una sola cuenta. |
Asiento mixto | 2º | Entra una sola cuenta. | Salen dos o más cuentas. |
3º | Entran dos o más cuentas. | Sale una sola cuenta. | |
Asiento compuesto | 4º | Entran dos o más cuentas. | Salen dos o más cuentas. |
Balance general
Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que deben y de lo que realmente pertenece a su propietario, a una fecha determinada. Al elaborar el balance general, el empresario tiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.
En resumen, es una fotografía clara y sencilla de lo que un empresario tiene en la fecha en que se elabora.
Estado de resultados
Estado de resultados o Estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado.
El estado financiero es dinámico, ya que abarca un periodo durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la información que presenta sea útil y confiable para la toma de decisiones.
Documentos Comerciales
§ Nota de pedido o de compra: Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
§ Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
§ Nota de ventas: Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
§ Remito: Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
§ Factura: Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
§ Pagaré: Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero en un plazo determinado.
§ Boleta de depósito: Es el documento que emite el Banco a sus clientes declarando haber recibido un importe, cheque u otros valores en calidad de depósito en cuenta corriente.
§ Cheque: Es una orden de pago librada contra un Banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden de cuenta corriente o está autorizado para girar en descubierto; esto significa, librar cheques sin tener fondos suficientes, con previa autorización del Banco.
§ Nota de débito: Llamase así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
§ Nota de crédito: Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.